De la nécessaire proportion des frais professionnels

Le principe d’une obligation, pesant sur l’employeur, de prendre en charge les frais professionnels engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle est reconnu. Néanmoins il restait à déterminer les modalités pratiques de ce remboursement.

C’est ce que la Cour est venue préciser, dans deux arrêts du 20 juin 2013, disponibles ici et : le remboursement forfaitaire des frais professionnels ne doit pas être « manifestement disproportionné » au regard des montants engagés.

Les faits sont les suivants : une société prévoyait, par contrat de travail appliquant les dispositions d’un accord collectif, une rémunération fixe constituée d’un salaire égal au SMIC, majoré d’une indemnité forfaitaire de 230 euros et d’une partie variable. Pour une affaire similaire du même jour concernant un autre salarié, il était précisé que la partie variable incluait « une indemnité de 10 % correspondant à un complément de remboursement forfaitaire des frais professionnels« .

Les deux salariés contestent la faiblesse du montant des frais professionnels remboursés et les juges du fond, puis la Cour d’appel et la Cour de cassation accèdent à la demande des salariés, en relevant les éléments de fait suivants :

  • l’étendue de la zone de prospection,
  • les exigences contractuelles telles que le nombre de rendez-vous à assurer
  • les déplacements en voiture sur toute la France,
  • le montant des dépenses peu compatible avec le montant remboursé

Dès lors, le forfait est qualifié, à bon droit, de « structurellement insuffisant« .

En effet, les remboursements des frais au réel sur justificatifs ne posent pas de problème, ce qui pose difficulté tient à l’habitude des entreprises, pour des raisons de coûts, de prendre en charge les frais professionnels sur la base d’un remboursement forfaitaire.

Ce type de remboursement forfaitaire recouvre, en pratique, deux modalités distinctes :

– soit une règle du type : « dans telle situation – déplacement en train, en voiture, hébergement, repas, les frais sont remboursés dans la limite de X euros« ;

– soit, le contrat de travail lui-même stipule une clause telle que  » votre rémunération de X euros comprend la valeur des frais professionnels » (taux commissions VRP incluant forfait 30 % pour frais professionnels)

La validité d’une telle convention n’était soumise qu’à une condition : « que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au SMIC » (Cass. soc., 10 nov. 2004, n° 02-41.881).

Or, cette condition n’est plus suffisante et il convient désormais de procéder à une évaluation raisonnable du montant des frais réellement engagés par le salarié.